I. Objectif
Cette politique de dénonciation servira à maintenir des normes élevées d'éthique organisationnelle et personnelle au sein de Catalyst Inc. (l’« Organisation »). Elle exigera de tous les administrateurs, dirigeants, employés, entrepreneurs indépendants et bénévoles qu’ils fassent preuve d’honnêteté et d’intégrité dans l’accomplissement de leurs responsabilités, qu’ils respectent toutes les lois et règlements applicables et qu’ils signalent tout comportement au sein ou par l’Organisation qui est ou semble être illégal, frauduleux, malhonnête, contraire à l'éthique ou en violation de toute politique adoptée par l’Organisation. Dans ce cadre, cette politique aborde la soumission par les administrateurs, dirigeants, employés, entrepreneurs indépendants et bénévoles de plaintes, préoccupations et violations présumées concernant un ou plusieurs des domaines suivants :
- Comptabilité douteuse, contrôles comptables internes et questions d’audit.
- Conformité aux exigences légales et réglementaires applicables.
- Une violation ou une violation présumée de la politique de conflit d’intérêts ou d’autres politiques de l’Organisation.
- Un acte de représailles contre un employé qui signale une violation soupçonnée de l’un des éléments ci-dessus.
II. Responsabilités du comité concernant les plaintes spécifiées
A. Le comité des finances et de l’audit (le « Comité ») est responsable de l’administration de cette politique et recevra, conservera, enquêtera et agira sur les plaintes et préoccupations des employés (« Rapports ») concernant : 1. Les questions de comptabilité douteuse, les contrôles comptables internes et les questions d’audit, y compris celles concernant la contournement ou la tentative de contournement des contrôles comptables internes ou qui constitueraient autrement une violation des politiques comptables de l’Organisation (chacun une « Allégation comptable ») ; 2. La conformité aux exigences légales et réglementaires applicables (« Allégation légale ») et 3. Les représailles contre les employés qui font des allégations comptables ou des allégations légales (« Acte de représailles ») B. À la discrétion du Comité, les responsabilités du Comité créées par cette politique peuvent être déléguées au président du Comité ou à un sous-comité du Comité.
III. Procédures de réception des rapports
A. Tout rapport fait directement à la direction ou à tout membre du conseil d'administration, que ce soit ouvertement, de manière confidentielle ou anonyme, sera rapidement signalé ou soumis au Comité. Les préoccupations exprimées de manière anonyme seront examinées dans la mesure du possible. Les personnes faisant un rapport doivent cependant être conscientes que l'anonymat pourrait constituer un obstacle à un examen complet et à la résolution d'une préoccupation par l'Organisation et qu'elles pourraient donc être invitées à fournir certains détails d'identification supplémentaires pour permettre à l'Organisation de mener une enquête approfondie sur leurs allégations. B. Le Comité informera le plaignant – si son identité est connue – et accusera réception du rapport dans les sept jours suivant la réception du rapport. C. Chaque rapport transmis au Comité par la direction ou un membre du conseil d’administration, et chaque rapport directement adressé au Comité – ouvertement, de manière confidentielle ou anonyme – sera examiné par le Comité. Le Comité aura discrétion de consulter tout membre de la direction qui n’est pas le sujet de l’allégation et pourrait avoir une expertise appropriée pour aider le Comité. Le Comité déterminera si le Comité ou la direction doit enquêter sur le rapport, en tenant compte des considérations énoncées dans la section IV ci-dessous. 1. Si le Comité détermine que la direction doit enquêter sur le rapport, le Comité en informera le président de l’Organisation par écrit. La direction enquêtera ensuite rapidement sur le rapport et communiquera les résultats de son enquête, par écrit, au Comité. 3 La direction sera libre dans son...
discrétion pour engager des auditeurs externes, des conseillers juridiques ou d'autres experts afin d'aider à l'enquête et à l'analyse des résultats. 2. Si le Comité détermine qu'il doit enquêter sur le Rapport, le Comité déterminera rapidement l'assistance professionnelle nécessaire, le cas échéant, pour mener l'enquête. Le Comité sera libre, à sa discrétion, d'engager des auditeurs externes, des conseillers juridiques ou d'autres experts pour aider à l'enquête et à l'analyse des résultats.
IV. Considérations pour déterminer si le comité des finances et d'audit ou la direction doit enquêter sur un rapport
En déterminant si la direction ou le Comité doit enquêter sur un Rapport, le Comité prendra en compte, parmi tout autre facteur qui serait approprié dans les circonstances, les éléments suivants : A. Qui est le prétendu fautif ? Si un officier ou un employé de gestion est présumé avoir commis une faute, ce facteur peut à lui seul justifier que le Comité mène l'enquête. B. Quelle est la gravité de la faute présumée ? Plus la faute présumée est grave, plus il est approprié que le Comité entreprenne l'enquête. Si la faute présumée constituerait un crime impliquant l'intégrité des états financiers de l'Organisation, ce facteur peut à lui seul justifier que le Comité mène l'enquête. C. Quelle est la crédibilité de l'allégation de faute ? Plus l'allégation est crédible, plus il est approprié que le Comité entreprenne l'enquête. Pour évaluer la crédibilité, le Comité doit prendre en compte tous les faits entourant l'allégation, y compris, mais sans s'y limiter, si des allégations similaires ont été faites dans le passé.
V. Protection des lanceurs d'alerte
Non-représailles L'Organisation, y compris le Comité, les administrateurs, les officiers et la direction, ne feront pas de représailles et ne toléreront aucune représailles par toute autre personne ou groupe, directement ou indirectement, contre toute personne qui, de bonne foi, fait un Rapport ou fournit une assistance au Comité, à la direction ou à toute autre personne ou groupe, y compris tout organe gouvernemental, réglementaire ou d'application de la loi, enquêtant sur un Rapport. Les représailles incluent l'intimidation, le harcèlement et la discrimination et, dans le cas des employés, peuvent inclure des actions négatives sur l'emploi telles que le refus de promotion, l'impact négatif sur la rémunération, la résiliation, le licenciement, la suspension, la rétrogradation, tout changement de responsabilités, qu'il soit formel ou informel, ou toutes autres conséquences négatives. Un administrateur, un officier ou un employé qui prend des représailles contre quelqu'un qui a fait un Rapport est sujet à des mesures disciplinaires, allant jusqu'à la révocation du Conseil d'administration ou la cessation d'emploi. Confidentialité Toute enquête sera menée d'une manière qui dissimule et protège l'identité de toute personne qui fait un Rapport autant que possible conformément aux exigences légales, tout en veillant à ce que l'enquête soit juste, adéquate et permette de prendre les mesures correctives nécessaires.
VI. Archives
L'Organisation conservera pendant une période de sept ans tous les dossiers relatifs à tout Rapport et enquête.
VII. Procédures pour les employés déposant des plaintes/signalant des violations
Les employés doivent partager leurs plaintes, préoccupations et violations suspectées avec quelqu'un qui peut les traiter correctement. Dans la plupart des cas, le superviseur de l'employé est la meilleure personne pour traiter une préoccupation. Cependant, si l'employé n'est pas à l'aise de parler avec son/sa superviseur, ou n'est pas satisfait de la réponse du superviseur, il/elle est encouragé(e) à parler au Président ou à toute personne de la direction avec qui l'employé est à l'aise. Les managers sont tenus de signaler tout Rapport d'Énoncés Comptables, d'Énoncés Légaux ou d'Actes de Représailles au Comité. En plus de tout autre moyen disponible pour un employé, tout employé peut signaler à un membre du Conseil d'Administration ou au Comité ouvertement, confidentiellement ou.anonymement toute allégation comptable ou allégation juridique ou signalement d'un acte de représailles. Les allégations comptables, les allégations juridiques et les signalements d'un acte de représailles peuvent être formulés oralement ou par écrit au président du comité. 5
VIII. Portée
Cette politique s'applique à tous les administrateurs, dirigeants, employés, entrepreneurs indépendants et bénévoles de Catalyst, dans toutes les régions géographiques où Catalyst ou ses employés exercent leurs activités. La mise en œuvre de la politique sera effectuée conformément aux lois et réglementations spécifiques à chaque pays et avec les conseils d'avocats régionaux.